Το Τμήμα Γραμματείας στεγάζεται στο 4ο επίπεδο του κτιρίου της ΕΒΕ στο Κέντρο Πολιτισμού Ίδρυμα Σταύρος Νιάρχος (ΚΠΙΣΝ) και η δραστηριότητά του καλύπτει τους εξής τομείς: διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, διοικητικές και οικονομικές υπηρεσίες, διαχείριση κτιριακών εγκαταστάσεων και υποδομών.
Πιο συγκεκριμένα, σε ό,τι αφορά τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, το Τμήμα Γραμματείας μεριμνά για τη στελέχωση της ΕΒΕ με το αναγκαίο προσωπικό, την επιλογή και την τοποθέτηση των προϊσταμένων, καθώς και για την αξιολόγηση του συνόλου του προσωπικού, αναλαμβάνοντας όλες τις σχετικές διαδικασίες σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Παράλληλα, έχοντας ως βασικό στόχο τη διαρκή εκπαίδευση και κατάρτιση του προσωπικού, αξιολογεί τις ανάγκες επιμόρφωσης και προβαίνει στις σχετικές δράσεις. Διαχειρίζεται, τέλος, όλα τα θέματα που έχουν σχέση με την υπηρεσιακή κατάσταση των υπαλλήλων.
Στο πλαίσιο του διοικητικού έργου του, το Τμήμα Γραμματείας έχει όλες τις αρμοδιότητες διοικητικής υπηρεσίας του δημοσίου, ενώ παράλληλα είναι υπεύθυνο για τη γραμματειακή υποστήριξη των οργάνων διοίκησης της ΕΒΕ, την επικοινωνία με τα αρμόδια για την ΕΒΕ τμήματα του εποπτεύοντος Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων και τη συνεργασία με την Ανώνυμη Εταιρεία Κέντρο Πολιτισμού Ίδρυμα Σταύρος Νιάρχος (ΚΠΙΣΝ) για τη διεκπεραίωση διοικητικών εργασιών. Επίσης, έχει την εποπτεία και τον συντονισμό υπηρεσιών με αρμοδιότητα την επικοινωνία, τον Τύπο, τις εκδηλώσεις, τα εκπαιδευτικά προγράμματα, τις Διεθνείς Σχέσεις.
Στον τομέα των οικονομικών υπηρεσιών, είναι αρμόδιο για θέματα προϋπολογισμού, δημοσιονομικής διαχείρισης, δωρεών και λοιπών χρηματοδοτήσεων, ενώ μεριμνά για τη σύναψη συμβάσεων, τη διαχείριση των προμηθειών, τη διατήρηση και την αξιοποίηση των υλικών πόρων και του εξοπλισμού της ΕΒΕ.
Μεταξύ των αρμοδιοτήτων του Τμήματος Γραμματείας περιλαμβάνεται ο έλεγχος και η συντήρηση του συνόλου των κτιριακών εγκαταστάσεων και υποδομών της ΕΒΕ, ώστε να εξασφαλίζεται η βέλτιστη λειτουργικότητά τους, καθώς και η μέριμνα για τον προγραμματισμό, τον σχεδιασμό και την υλοποίηση όλων των απαραίτητων τεχνικών εργασιών. Το Τμήμα Γραμματείας έχει επίσης την ευθύνη για την πιστή εφαρμογή του πρωτοκόλλου λειτουργίας της ΕΒΕ σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, όπως και για την εκπαίδευση του προσωπικού σε αντίστοιχα θέματα.
Σημαντική παράμετρος του έργου του Τμήματος είναι η συστηματική τεκμηρίωση των εργασιών του, η συγκέντρωση στατιστικών στοιχείων, καθώς και η τήρηση και ενημέρωση των προβλεπόμενων αρχείων και μητρώων σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Τέλος, το Τμήμα Γραμματείας παρακολουθεί τα νέα δεδομένα στους παραπάνω τομείς, εισηγείται και εφαρμόζει βέλτιστες πρακτικές, με στόχο την περαιτέρω ανάπτυξη των υπηρεσιών του.
